Ennen kuin määrität palvelusi ja henkilöstösi, varmista että käyt läpi seuraavat asetukset, jotta voit tarjota perustietoa sinulle ja kävijöillesi tarjotaksesi sulavamman varauskokemuksen.

Pääset ajanvarausasetuksiin painamalla vasemmalla olevan valikon kohtaa Asetukset.

Screen_Shot_2020-02-06_at_10.28.46.png

 

Yleiset asetukset

Kohdasta Yleinen voit lisätä seuraavat tiedot:

  • Aika ja kielet: valitse yrityksesi aikavyöhyke.

      Mihin aikavyöhykeasetus vaikuttaa?

    Jos kävijä varaa sivustoltasi ajan ja on eri aikavyöhykkeellä kuin sinä, ohjattuun ajanvaraukseen ilmestyy pieni aikavyöhykeilmaisin, jotta kävijät ovat tietoisia varauksen aikavyöhykkeestä. Kaikki ohjatun ajanvarauksen ajat ovat sinun aikavyöhykkeen mukaisia.

    Jos vaihdat aikavyöhykkeesi aikavarausten hyväksymisen jälkeen, aiemmin tehdyt varaukset säilyttävät alkuperäisen varausajan, eli varaus, jonka aikavyöhyke on Europe/Copenhagen klo 14 (GMT +1), on klo 8 (GMT -5), kun aikavyöhykkeeksi vaihdetaan America/New_York.

    Voit myös lisätä kieliä, jos haluat näyttää palvelukuvaukset, henkilöstön esittelyn ja muut tekstit useammalla kielellä.
  • Valuutta-asetukset: lisää yksi tai useampi valuutta, jotka hyväksyt maksuissa. Jos tarjoajat palveluita useammalla kielellä, liitä valuutta jokaiseen kieleen valitsemalla sen Ensisijainen valuutta -pudotusvalikosta.

      Hinnat ja maksut

    Ajanvarauksen nykyinen versio ei tue palveluiden suoria verkkomaksuja. Palveluntarjoajan ja asiakkaan välinen maksutapahtuma täytyy tämän takia hoitaa toisessa ympäristössä esim. liikkeessä kortilla tai käteisellä.

  • Kalenteriasetukset: valitse haluatko viikon alkavan kalenterinäkymässä maanantailla vai sunnuntailla. Merkitse kohta Näytä viikonloppu, jos haluat lauantain ja sunnuntain näkyvän kalenterinäkymässäsi.
  • Ajanvarausasetukset: merkitse kohta Hyväksy tapaamiset automaattisesti, jos haluat järjestelmän hyväksyvän uudet varatut tapaamiset automaattisesti. Jos tämä kohta ei ole merkitty, kalenterinäkymässä jokaisen uuden tapaamisen tilaksi merkitään "Odottaa" ja niiden tila täytyy vaihtaa manuaalisesti.

    Voit asettaa kiinteän aikavälisiirtymän oletusasetukseksi kaikkiin tapaamisiin merkitsemällä kohdan Käytä kiinteitä ajankohtia, ja valitsemalla joko 15, 30 tai 60 minuutin välin. Kiinteä aikaväli tarkoittaa, että järjestelmä automaattisesti "pyöristää" tapaamisten alkamisajat lähimpään varttiin, puoleen tuntiin tai tuntiin.

    Tämä asetus on erityisen hyödyllinen, jos sinulla on kestoltaan parittomia palveluita kuten 21 tai 25 minuuttia. Jos esimerkiksi sinulla on 21 minuuttia kestävä palvelu, ja et ole määrittänyt kiinteätä aikaväliä, kävijät voivat varata ajan 21 minuutin välein, joka johtaa erikoisiin aikavarausten alkamisaikoihin.

    1_-General-settings-p1.jpg

    Jos olet kuitenkin määrittänyt kiinteäksi aikaväliksi 30 minuuttia, uudet tapaamiset voidaan aloittaa vain puolen tunnin välein (09:30, 10:00, 10:30 jne.) tarjoten asiakasystävällisiä alkamisaikoja ja samalla myös kalenterin hallinta helpottuu.
    1_-General-settings-p2.jpg

    Kenttään Kävijät voivat varata tulevaisuuteen voit määrittää, miten monta päivää etukäteen kävijät voivat varata aikoja. Jos esimerkiksi tänään on 1. tammikuuta ja olet määrittänyt, että asiakkaat voivat varata 30 päivää tulevaisuuteen, ajanvarausjärjestelmä tarjoaa aikoja 30. tammikuuta asti.
  • Sähköposti-ilmoitusten lähettäjän sähköposti: kun aikoja varataan tai muutetaan, asiakkaalle ja varatulle henkilöstön jäsenelle lähetetään automaattisia ilmoituksia, jos olet ottanut ne käyttöön. Kentästä Sähköposti voit määrittää näissä sähköposteissa näkyvän lähettäjän sähköpostiosoitteen ja nimen.

      Lähettäjän "noreply"-sähköpostiosoitteen käyttäminen

    Voi olla hyvä idea miettiä tarkkaan, mikä sähköpostiosoite laitetaan kampanjasähköpostien lähettäjäksi. Jos käytät omaa yrityssähköpostiasi esim. joe@fashionistashop.com, asiakkaat voivat vastata sinulle suoraan kaikista heille lähetetyistä kampanjasähköposteista. Voit vaihtoehtoisesti käyttää "noreply"-sähköpostiosoitetta esim. noreply@fashionistashop.com, näyttääksesi asiakkaillesi, ettei heidän ole tarkoitus vastata kampanjaviestiin. Jos päätät tehdä näin, kannattaa ilmoituspohjien teksteissä näyttää selvästi asiakkaille, että he eivät voi vastata viesteihin.

  • Tekstiviestin lähettäjän nimi: jos lähetät tekstiviesti-ilmoituksia asiakkaille tai henkilöstölle, voit määrittää lähettäjän nimen, joka näytetään tekstiviesteissä (enint. 11 merkkiä).

Yritystiedot

Lisää yleiset yritystiedot tästä välilehdestä, jotta asiakkailla on oikeat tiedot yrityksestäsi. Täältä lisätyt tiedot voidaan automaattisesti lisätä asiakkaille ja henkilöstölle lähetettäviin ilmoituksiin ja muistutuksiin.

 

Aukioloajat

Lisää tavalliset aukioloaikasi, jolloin voit hyväksyä aikoja. Tässä valitut tunnit määrittävät, mitä tunnit ovat kalenterinäkymässäsi saatavilla ja mitkä näkyvät harmaana (ei saatavilla).

Jos sinulla on päiviä tai tiettyjä aikajaksoja, jolloin aukioloajat poikkeavat tavallisista tunneista, voit lisätä ne kohtaan Erityiset työajat. Paina painiketta Luo uusi ja anna poikkeaville aukioloajoille nimi (esim. "Joulu", "Black Friday" jne.). Jos olet auki koko päivän ajan kyseisellä aikajaksolla, paina kohtaa Koko päivä. Jos olet auki vain tiettyinä väleinä päivän aikana, paina kenttiä Aloituspäivä- ja Lopetuspäivä määrittääksesi päivät ja ajat.

Jos haluat hyväksyä tavallisista tunneista poikkeavia ajanvarauksia tällä aikajaksolla, paina kohtaa Saatavilla.

 

Käyttöehdot

Lisää käyttöehtosi ja tietosuojakäytäntösi. Kävijät voivat lukea nämä ja antaa suostumuksensa varausprosessissa heidän yhteystietojen lisäämisen jälkeen. Voit lisätä seuraavat tekstit sekä käyttöehtoihin ja tietosuojakäytäntöön:

  • Otsikko: kävijät näkevät tämän, kun he ovat painaneet linkin tekstiä, joka on samalla sivuilla kuin missä he täyttävät yhteystietonsa.
  • Leipäteksti: lisää ehdot ja käytännöt tähän kenttään. Voit muokata tekstin muotoilua tekstieditorilla. Kävijät näkevät tämän tekstin välittömästi otsikon jälkeen.
  • Valintaruudun kuvaus ohjatussa ajanvarauksessa: tämä teksti näytetään linkkitekstinä sivulla, jossa kävijät täyttävät heidän yhteystiedot. Painamalla linkkitekstiä avautuu ikkuna, jossa näkyy otsikko ja leipätekstit.

terms.png

Jos et halua näyttää käyttöehtoja, poista valinta kohdasta Näytä käyttöehdot-valintaruutu kävijöille varausta tehtäessä.

Paina kohtaa Vaadi kävijöitäsi suostumaan tietosuojakäytäntöösi ennen kuin he voivat varata ajan, jos et haluat kävijöiden voivan varata ajan suostumatta (valintaruudun merkintä) tietoturvakäytäntöösi.

 

Ilmoitukset ja muistutukset

Täältä voit luoda sähköposti- ja tekstiviestipohjia, joita lähetetään asiakkaille tapaamisen eri vaiheissa. Voit myös luoda mallipohjia, joita lähetetään varatulle henkilöstön jäsenelle. Voit halutessasi luoda sähköposti-/tekstiviestipohjia seuraaviin tilanteisiin:

  • Odottava tapaaminen: sähköposti lähetetään, kun kävijä varaa ajan ja odottaa hyväksyntääsi.
  • Peruttu tapaaminen: sähköposti lähetetään, kun vaihdat tapaamisen tilaksi "Peruttu" kalenterinäkymästäsi tai kävijä peruuttaa sen. 
  • Hylätty tapaaminen: sähköposti lähetetään, kun vaihdat tapaamisen tilaksi "Hylätty" kalenterinäkymästäsi tai varattu henkilöstön jäsen hylkää sen.
  • Hyväksy tapaaminen: sähköposti lähetetään, kun vaihdat tapaamisen tilaksi "Hyväksytty" kalenterinäkymästäsi.
  • Uudelleen varattu tapaaminen: sähköposti lähetetään, kun vaihdat tapaamisen ajan kalenterinäkymästäsi.
  • Tapaamisen muistutus: avaa tämä mallipohja määrittääksesi, miten monta tuntia ennen tapaamista haluat tämän sähköpostin lähetettävän. Täältä voit myös kirjoittaa mallipohjatekstin muistutustekstiviestille, joka lähetetään asiakkaalle ja/tai henkilöstön jäsenelle.
  • Jatkotapaaminen: avaa tämä mallipohja määrittääksesi, miten monta tuntia tapaamisen jälkeen tämä sähköposti lähetetään. Vain asiakkaat vastaanottavat tämän tyyppisen sähköpostin, ei henkilöstö.
  • Käyttämätön tapaaminen: sähköposti lähetetään, kun merkitset kalenterinäkymässäsi valmiiseen tapaamiseen asiakkaan tilaksi "Ei saapunut". Vain asiakkaat vastaanottavat tämän tyyppisen sähköpostin, ei henkilöstö.

Muista, että ilmoitusviestejä lähetetään vain, jos olet merkinnyt jokaisessa mallipohjassa kohdan Aktivoi tämä ilmoitusviesti.

Saat lisätietoa lukuisista tapaamistiloista täältä.

Kun olet täyttänyt sähköposti- ja tekstiviestimallipohjat, voit tarkistaa miltä ne näyttävät, lähettämällä testiviestejä. Paina joko painiketta Lähetä testisähköposti tai Lähetä testitekstiviesti, ja valitse lähetettävä viestityyppi ja vastaanottaja. 

  Lähettäjän sähköpostiosoite ilmoituksissa

Kohdasta Asetukset > Yleinen voit määrittää, mikä sähköpostiosoite näytetään kaikille asiakkaille ja varattujen henkilöstö jäsenille lähetettävien sähköposti-ilmoitusten lähettäjänä.

 

Sähköpostipohjien muotoilu

Jokaiseen mallipohjaan voit kirjoittaa aiheen ja leipätekstin. Voit muokata tekstin muotoilua käyttämällä tekstieditorin työkalupalkkia.

Käyttämällä muuttujatunnisteita voit lisätä tietoja tapaamisesta sähköpostipohjaan. Tällä tavalla voit myös lisätä tietoja varatusta palvelusta, varatusta henkilöstön jäsenestä ja yritystietosi.

Kaiken kattava luettelo käytettävistä muuttujista sähköpostipohjissa

{{appointment_status}}
{{appointment_date}}
{{appointment_time}}
{{appointment_date_time}}
{{appointment_notes_to_customer}}
{{appointment_reference_number}}
{{service_duration}}
{{service_name}}
{{service_description}}
{{service_price}}
{{customer_full_name}}
{{customer_first_name}}
{{customer_last_name}}
{{customer_email}}
{{customer_phone}}
{{customer_notes}}
{{employee_full_name}}
{{employee_first_name}}
{{employee_last_name}}
{{employee_email}}
{{employee_phone}}
{{business_name}}
{{business_email}}
{{business_phone}}
{{business_mobile}}
{{business_description}}
{{business_website}}
{{business_fax}}
{{business_address}}
{{business_street}}
{{business_city}}
{{business_zip}}
{{business_state}}
{{business_country}}

 

  Muuttujien käyttäminen

Voit käyttää muuttujia mallipohjan tekstin leipätekstissä ja sähköpostin aiherivissä.

 

Esimerkkisähköposti muuttujien käytöstä

Hyvä {{customer_full_name}},

Kiitos, että varasit yrityksen {{business_name}} palvelun {{service_name}}. Tarkistamme saatavuutemme ja vastaamme sinulle mahdollisimman pian. Jos sinulla on kysyttävää, ota meihin yhteyttä halutessasi.

Sähköposti: {{business_email}}

Puhelin: {{business_phone}}

Terveisin,

{{business_name}}

 

Sähköpostin alatunnisteen mallipohjan luominen

Voit halutessasi luoda sähköpostin alatunnisteen mallipohjan, joka lisätään kaikkien ilmoitus- ja muistutussähköpostien loppuun. Voit luoda mallipohjan, jota käytetään kaikissa asiakkaille lähetettävissä sähköposteissa, ja toisen mallipohjan, joka lähetetään varatuille henkilöstön jäsenille.

Kuten ilmoitus- ja muistutussähköpostien mallipohjien tapauksessa, voit muotoilla alatunnisteen tekstiä tekstieditorilla ja lisätä muuttujia.

 

Kalenterin synkronointi

Jos henkilöstön jäsen haluaa tarkistaa tapaamisensa ulkoisesta kalenterisovelluksesta esim. Google Calendar, Outlook tai iOS Calendar, voit synkronoida sovelluksen heidän kalenterin kanssa kohdasta Ajanvaraus. Ainoa vaatimus on, että ulkoinen kalenterisovellus tukee iCal-formaattia. Voit luoda useita kalenterisynkronointeja esim. yhden jokaiselle henkilöstön jäsenelle.

  Miten synkronointi toimii?

Kalenterin synkronointi toimii yhteen suuntaan; ajanvarauskalenterista ulkoiseen kalenterisovellukseen. Ulkoisessa kalenterissa luotuja tapahtumia ei synkronoida editoriin. Yksisuuntainen synkronointi on dynaaminen eli ajanvarauksen kaikki uudet tapaamiset synkronoidaan automaattisesti ulkoiseen kalenterisovellukseen. Huomaa, että ulkoisella kalenterilla voi kestää useampi tunti havaita ja päivittää muutokset. Tutustu palveluntarjoajasi dokumentaatioon saadaksesi tietoa päivitystiheydestä.

Ottaaksesi synkronoinnin käyttöön anna sille ensiksi sopiva otsikko, jotta pystyt myöhemmin tunnistamaan sen helposti. Valitse, mitkä tapaamistilat haluat näyttää ulkoisessa kalenterissa. Valitse lopuksi, mille henkilöstön jäsenille kalenteri synkronoidaan. Paina oikeassa yläkulmassa olevaa Tallenna-painiketta luodaksesi jaettavan URL-osoitteen.

Screen_Shot_2019-03-14_at_08.56.21.png

Kun olet painanut kohtaa Tallenna, tulee näkyville jaettava osoite. Kopioi osoite ja liitä se ulkoiseen kalenterisovellukseen.

Sharable_URL.jpg

Kun olet luonut jaettavan osoitteen editorissa, voit liittää sen iCal-formaattia tukevaan kalenterisovellukseen. Tutustu ulkoisen kalenterintarjoajan tekniseen dokumentaatioon, josta saat apua kalenterin tuomiseen jaettavan osoitteen kautta.

 

Esimerkki 1: kalenterisi synkronointi Google Calendar -palveluun

Jos synkronoit ajanvarauskalenterisi Google Calendar -palveluun, kirjaudu Google-tiliisi ja siirry kohtaan Kalenteri > Asetukset > Lisää kalenteri > URL-osoitteesta. Liitä jaettava osoite editorista kenttään ja paina kohtaa Lisää kalenteri. Synkronoidut tapaamiset näkyvät nyt Google Calendarissa.

Screen_Shot_2019-03-14_at_09.24.31.png

Esimerkki 2: kalenterisi synkronointi Outlook Calendar -palvelun kanssa

Jos synkronoit ajanvarauskalenterisi Outlook Calendar -palveluun, kirjaudu Outlook-tiliisi ja siirry kohtaan Kalenteri > Tuo kalenteri > Internetistä. Liitä jaettava osoite editorista Linkki kalenteriin -kenttään, anna sille nimi kohtaan Kalenterin nimi ja paina kohtaa Tuo. Synkronoidut tapaamiset näkyvät nyt Outlook Calendarissa.

Screen_Shot_2019-11-01_at_12.42.00.png

  

Ohjauksen mukautus

Täältä voit mukauttaa tekstipätkiä, jotka näkyvät kävijälle varausprosessin aikana, jolloin voit tarvittaessa tarjota aiheeseen liittyvää tietoa.

Voit mukauttaa jokaisen vaiheen otsikon, esittelytekstin ja painikkeen tekstin, jota kävijät painavat päästäkseen seuraavaan vaiheeseen ajanvarauksessa.

wizardsteos2.png

Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
0/0 koki tästä olevan apua