Kalenteri tarjoaa täydellisen yleiskuvan kaikista tapaamistasi ja niitä suorittavista henkilöstön jäsenistä. Täältä voit muokata tapaamisten tilaa (esim. hyväksyä odottavia tapaamisia, perua tapaamisia jne.), lisätä manuaalisesti uusia tapaamisia suoraan kalenteriin ja estää aikavälejä.

Screen_Shot_2019-05-07_at_13.47.23__2_.png

 

Näkymän aikavälin ja tyypin vaihtaminen

Kalenteri näyttää oletuksena nykyisen viikon. Kalenterin oikeasta yläkulmasta voit vaihtaa näkymäksi kuukauden, viikon, päivän tai luettelon. Painamalla kalenterin vasemmasta yläkulmasta päivänvalitsinta voit siirtyä suoraan haluamaasi menneeseen tai tulevaan päivämäärään. Paina kohtaa "TÄNÄÄN" palataksesi oletusnäkymään (kuluva viikko).

Screen_Shot_2019-05-07_at_12.48.02__2_.png

 

Tapaamisten hallinta

Kalenterinäkymässä tapaamisilla on eri taustavärit, jotka ilmaisevat tapaamisen henkilöstön jäsenen. Henkilöstön asetuksista voit määrätä jokaiselle henkilöstön jäsenelle yksilöllisen värin, joka näkyy kaikissa heidän tapaamisissa kalenterissa.

Jos tapaamisen tausta on valkoinen, se odottaa toimintoasi.

Jos tapaamisen taustaväri on yksivärinen, se on hyväksytty.

Jos tapaamisen yllä on harmaa teksti, se on joko peruttu, hylätty tai varausaika on vaihdettu.

Paina tapaamista avataksesi sen uudessa ikkunassa, josta voit vaihtaa sen tilaa. Täältä voit myös nähdä asiakkaan nimen ja yhteystiedot sekä tehdä muutoksia tapaamiseen.

Picture1.png

 

  1. Poista tapaaminen: poista tapaaminen kalenteristasi. Huomaa, että tämä poistaa varauksen kaikki tiedot sekä asiakkaan antamat yhteystiedot. Asiakkaalle ei ilmoiteta tästä muutoksesta.
  2. Tapaamisajan muuttaminen ja tapaamisen muokkaus: vaihda tapaamisen päivämäärää, aikaa, henkilöstön jäsen tai tarjottu palvelu. Voit myös muokata asiakkaan tietoja, jos ne ovat muuttuneet ja voit kirjoittaa sisäisen viestin, joka näkyy vain kalenterinäkymässä (asiakas ei näe sitä).

  Tilat ja ilmoitukset

Lue tämä artikkeli saadaksesi lisätietoa eri tiloista ja käynnistettävistä ilmoitusviesteistä, joita lähetetään asiakkaalle.


Joka kerta, kun siirrät tapaamisen uuteen tilaan, voit halutessasi lisätä henkilökohtaisen viestin asiakkaalle esim. tiedottaa heitä poikkeavasta tilanteesta tai lisätäksesi haluamasi viestin.

Viesti lisätään asiakkaalle lähetettävän ilmoitussähköpostin loppuun.

message.png

 
Jos et halua lisätä henkilökohtaista viestiä, jätä tekstikenttä tyhjäksi ja paina painiketta Älä lähetä. Ilmoitussähköposti lähetetään asiakkaalle tästä huolimatta.

  Mitä tapahtuu, jos olen poistanut ilmoitussähköpostit käytöstä?

Jos olet poistanut ilmoitussähköpostin käytöstä, kyseisen tyypin henkilökohtaisia viestejä ei voida lähettää. Jos esimerkiksi olet poistanut sähköposti-ilmoitukset uudelleen varatuille tapaamisille, ei ole mahdollista lähettää henkilökohtaista viestiä asiakkaalle, kun siirrät tapaamisen uudelleen varauksen tilaan (koska sähköpostia ei lähetetä).  

Huomaa, että tapaamiseen varattu henkilöstön jäsen ei vastaanota asiakkaalle lähetettyä henkilökohtaisia viestejä heidän sähköposti-ilmoituksessa – vain asiakas näkee sen.

 

Uuden tapaamisen lisääminen

Voit lisätä uuden tapaamisen suoraan kalenteriin tapauksissa, joissa asiakas ei käyttänyt ajanvarausjärjestelmää esim. jos he soittavat sinulle ja varaavat ajan puhelimitse.

Jos haluat lisätä manuaalisesti uuden tapaamisen, paina joko tyhjää aikaväliä kalenteriruudukosta tai paina kalenteri yllä olevaa Lisää-painiketta ja valitse ikkunasta Tapaaminen.

Screen_Shot_2019-05-07_at_13.26.59__2__2.png

Täytä tapaamisen ja asiakkaan tiedot, ja viimeistele painamalla Tallenna. Tapaaminen ilmestyy kalenteriisi.

 

Ajan estäminen

Jos henkilöstön jäsen ei ole väliaikaisesti saatavilla tapaamisia varten esim. he ovat koulutuksessa tai lomalla, voit estää aikavälin heidän kalenterista. Tämän aikavälin aikana asiakkaat eivät voi valita heitä mihinkään palveluun.

Jos haluat estää aikavälin henkilöstön jäsenelle, paina kalenterin yllä olevaa Lisää-painiketta ja valitse ikkunasta kohta Estä aikaväli.

Screen_Shot_2019-05-07_at_13.26.59__2_.png

Valitse kenelle aikaväli estetään, määritä estettävä aikaväli ja lisää otsikko ja kuvaus poissaololle (vain sisäiseen käyttöön – kävijäsi eivät näe näitä tekstejä ajanvarauksessa).

Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
0/0 koki tästä olevan apua