Yhteenveto tapaamisten tiloista ja ilmoitusvirroista

Tapaamisilla voi olla 6 eri tilaa: 

  • Odottaa
  • Hyväksytty
  • Peruttu
  • Hylätty
  • Aika vaihdettu
  • Valmis


Alta saat yleiskuvan, mitä tapahtuu jokaisessa tilassa ja mitkä ilmoitusviestit käynnistetään tapaamisen tilan vaihduttua.

  Ilmoituspohjien mukauttaminen

Kohdasta Asetukset > Ilmoitukset ja muistutukset voit mukauttaa asiakkaille ja henkilöstön jäsenille lähetettävien sähköposti- ja tekstiviestipohjien tekstejä. Saat lisätietoa täältä.

 

Odottaa

Kun asiakas varaa ajan sivustoltasi ja asetus tapaamisten automaattinen hyväksyntä ei ole käytössä, sen tila kalenterinäkymässäsi on Odottaa.

Mitkä ilmoitusviestit käynnistetään?

  • Asiakkaalle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa. Sähköpostissa asiakas voi painaa kahta painiketta: Peruuta ajanvaraus (jos tätä painetaan, tapaaminen siirretään suoraan tilaan Peruttu) ja Varaa uusi aika (painettaessa sivustosi avautuu uuteen välilehteen selaimessa).
  • Tapaamiseen varatulle henkilöstön jäsenelle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa. Sähköpostissa hän voi painaa kahta painiketta: Hyväksy ajanvaraus (painettaessa tapaaminen siirretään suoraan tilaan Hyväksytty) ja Hylkää ajanvaraus (painettaessa tapaaminen siirretään suoraan tilaan Hylätty).

 

Hyväksytty

Kalenterinäkymästä voit vaihtaa tapaamisen tilasta Odottaa tilaan Hyväksytty. Jos tapaamisten automaattinen hyväksyntä on käytössä, tapaaminen lisätään kalenteriisi suoraan, jossa sen tila on Hyväksytty.

Mitkä ilmoitusviestit käynnistetään?

  • Asiakkaalle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa. Sähköpostissa asiakas voi painaa kahta painiketta: Peruuta ajanvaraus (jos tätä painetaan, tapaaminen siirretään suoraan tilaan Peruttu) ja Varaa uusi aika (painettaessa sivustosi avautuu uuteen välilehteen selaimessa).
  • Tapaamiseen varatulle henkilöstön jäsenelle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa. Sähköpostissa hän voi painaa yhtä painiketta: Hylkää ajanvaraus (painettaessa tapaaminen siirretään suoraan tilaan Hylätty).
  • Tapaamisen hyväksymisen jälkeen voit asettaa ajastimen muistutussähköpostin ja -tekstiviestin (SMS) lähettämiseksi asiakkaalle ja varatun henkilöstön jäsenelle ennen tapaamista. Nämä viestit voidaan myös mukauttaa. Muistutussähköpostissa asiakas voi painaa kahta painiketta: Peruuta ajanvaraus (jos tätä painetaan, tapaaminen siirretään suoraan tilaan Peruttu) ja Varaa uusi aika (painettaessa sivustosi avautuu uuteen välilehteen selaimessa). Henkilöstön jäsenelle lähetetyssä sähköpostissa on yksi painike: Hylkää ajanvaraus (painettaessa tapaaminen siirretään suoraan tilaan Hylätty).

Voit ladata kaavion Hyväksytty-tapaamisvirrasta ja ilmoitusviesteistä täältä.

 

Peruttu

Jos sinä, henkilöstön jäsen tai asiakas päättää perua tapaamisen, voit siirtää tapaamisen tilasta Hyväksytty tilaan Peruttu kalenterinäkymästäsi.

Mitkä ilmoitusviestit käynnistetään?

  • Asiakkaalle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa. Sähköpostissa asiakas voi painaa yhtä painiketta: Varaa uusi aika (painettaessa sivustosi avautuu uuteen välilehteen selaimessa).
  • Tapaamiseen varatulle henkilöstön jäsenelle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa.

Voit ladata kaavion Peruttu-tapaamisvirrasta ja ilmoitusviesteistä täältä.

 

Hylätty

Jos sinä tai henkilöstön jäsen päättää hylätä tapaamisen, jonka tila on joko Odottaa tai Hyväksytty, voit siirtää tapaamisen tilaan Hylätty kalenterinäkymästäsi.

Mitkä ilmoitusviestit käynnistetään?

  • Asiakkaalle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa. Sähköpostissa asiakas voi painaa yhtä painiketta: Varaa uusi aika (painettaessa sivustosi avautuu uuteen välilehteen selaimessa).
  • Tapaamiseen varatulle henkilöstön jäsenelle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa.

Voit ladata kaavion koko tapaamisvirrasta ja ilmoitusviesteistä täältä.

 

Ajankohta muutettu

Jos sinä, henkilöstön jäsen tai asiakas päättää muuttaa tapaamisen ajankohtaa, jonka tila on joko Odottaa tai Hyväksytty, voit siirtää tapaamisen tilaan Ajankohta muutettu kalenterinäkymästäsi.

Mitkä ilmoitusviestit käynnistetään?

  • Asiakkaalle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa
  • Tapaamiseen varatulle henkilöstön jäsenelle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa.

Voit ladata kaavion ajankohta muutettu -tapaamisvirrasta ja ilmoitusviesteistä täältä

 

Valmis

Kun tapaaminen on suoritettu, se siirtyy automaattisesti tilaan Valmis kalenterinäkymässäsi. Merkitse tapaamisikkunan kohta Asiakas ei tullut paikalle, jos asiakas ei ilmaantunut tapaamiseen.

Mitkä ilmoitusviestit käynnistetään?

  • Voit asettaa ajastimen lähettämään seurantasähköpostin asiakkaalle määritettynä aikana tapaamisen jälkeen. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa. Sähköpostissa asiakas voi painaa yhtä painiketta: Varaa uusi aika (jos sitä painetaan, sivustosi avautuu uuteen selainvälilehteen).
  • Jos asiakas ei ilmaantunut tapaamiseen, voit merkitä heidät tilaan "Ei tullut paikalle" ja lähettää heille sähköpostin käyttämättömästä tapaamisesta. Sähköpostin teksti voidaan halutessasi mukauttaa. Sähköpostissa asiakas voi painaa yhtä painiketta: Varaa uusi aika (jos sitä painetaan, sivustosi avautuu uuteen välilehteen selaimessa).
  • Varatulle henkilöstön jäsenelle ei lähetetä sähköposti-ilmoituksia, kun tapaamisen tilaksi merkitään Valmis tai Ei tullut paikalle.

Voit ladata kaavion koko tapaamisvirrasta ja ilmoitusviesteistä täältä

Oliko tämä artikkeli hyödyllinen?
0/0 koki tästä olevan apua