Grundeinstellungen

Stellen Sie vor dem Einrichten Ihrer Dienstleistungen und Mitarbeiter sicher, dass Sie diese Grundeinstellungen durchgehen, um grundlegende Informationen bereitzustellen, die Ihnen und Ihren Besuchern einen reibungslosen Buchungsablauf ermöglichen.

Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Einstellungen, um auf die grundlegenden Scheduling-Einstellungen zuzugreifen.

 

Allgemeine Einstellungen

In Allgemein können Sie Folgendes hinzufügen:

• Zeitzone und Sprachen: Wählen Sie die Zeitzone aus, in der sich Ihr Unternehmen befindet.
  
  

    Was bewirkt die Zeitzoneneinstellung?

  Wenn ein Besucher einen Termin auf Ihrer Website bucht und er sich in einer anderen Zeitzone als der von Ihnen angegebenen befindet, wird auf dem Buchungsassistenten durch eine kleine Zeitzonenanzeige angezeigt, in welcher Zeitzone er bucht. Alle Zeiten im Scheduling-Assistent sind in Ihrer Zeitzone.

  Wenn Sie Ihre Zeitzone ändern, nachdem Sie mit der Annahme von Terminen begonnen haben, behalten vorhandene Buchungen die ursprüngliche Buchungszeit bei, d. h. eine Buchung mit der Zeitzone Europa/ Kopenhagen um 14:00 Uhr (GMT + 1) erfolgt um 08:00 Uhr (GMT-5) beim Wechsel in die Zeitzone America/ New_York.

  Sie können auch weitere Sprachen hinzufügen, wenn Sie in der Lage sein möchten, Dienstleistungsbeschreibungen, Personalinformation und andere Texte in mehreren Sprachen anzuzeigen.

• Währungseinstellungen: Fügen Sie eine oder mehrere Währungen hinzu, die Sie für Zahlungen akzeptieren. Wenn Sie mit mehreren Sprachen arbeiten, ordnen Sie jeder Ihrer Sprachen eine Währung zu, indem Sie diese in der Dropdown-Liste Hauptwährung auswählen.
  
  

    Preise und Zahlungen

  Die aktuelle Version von Scheduling unterstützt keine direkten Online-Zahlungen für Dienstleistungen. Die Zahlung zwischen dem Dienstleister und dem Kunden muss daher in einer anderen Umgebung erfolgen, z. B. durch Kreditkarte im Geschäft oder Barzahlung.

• Kalendereinstellungen: Wählen Sie aus, ob Sie Montag oder Sonntag als ersten Wochentag in der Kalenderansicht bevorzugen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wochenende anzeigen, wenn Samstag und Sonntag in Ihrer Kalenderansicht angezeigt werden sollen.
• Scheduling Einstellungen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Termine automatisch bestätigen, wenn neue eingehende Termine vom System automatisch genehmigt werden sollen. Wenn dies nicht angekreuzt ist, wird jeder neue Termin in Ihrer Kalenderansicht als Ausstehend markiert und Sie müssen seinen Status manuell ändern.

 

Sie können für alle Termine einen fixen Zeitfenster-Versatz als Standard festlegen, indem Sie das Kontrollkästchen Fixe Zeitfenster verwenden aktivieren und entweder 15, 30 oder 60 Minuten auswählen. Fixe Zeitfenster bedeuten, dass das System die Startzeiten von Terminen automatisch auf die nächste Viertel-, Halb- oder ganze Stunde "aufrundet".

Diese Einstellung ist besonders nützlich, wenn Sie Dienstleistungen mit ungerader Dauer haben, z. B. 21 oder 25 Minuten. Wenn Sie beispielsweise eine 21-minütige Dienstleistung haben und keine fixe Zeitfensterdauer angegeben haben, können Besucher alle 21 Minuten einen Termin buchen, was zu ungeraden Startzeiten für Termine führt.



Wenn Sie jedoch Ihre fixe Zeitfenstergröße auf 30 Minuten festgelegt haben, können neue Termine nur zu jeder halben Stunde (09:30, 10:00, 10:30 usw.) gestartet werden, um einen kundenfreundlicheren Start zu gewährleisten, das ermöglicht auch eine einfachere Kalenderverwaltung.



Im Feld Besucher können in die Zukunft buchen können Sie festlegen, an wie vielen Tagen von heute an Besucher Termine buchen können. Wenn heute beispielsweise der 1. Januar ist und Sie festgelegt haben, dass Kunden 30 Tage in die Zukunft buchen können, werden im Buchungsablauf die verfügbaren Zeitfenster im Kalender bis einschließlich 30. Januar angezeigt.

• E-Mail-Benachrichtigungen Absender-E-Mail: Wenn Termine gebucht oder geändert werden, werden automatische Benachrichtigungen an den Kunden und den für den Termin gebuchten Mitarbeiter gesendet, sofern Sie diese aktiviert haben. Im Feld E-Mail können Sie angeben, welche E-Mail-Adresse und welcher Name als Absender in diesen E-Mails angezeigt werden sollen.
  
  

    Verwenden einer "Noreply" Absender-E-Mail-Adresse

  Es ist wichtig, sorgfältig zu überlegen, welche E-Mail-Adresse Sie als Absender von Benachrichtigungs-E-Mails angeben. Wenn Sie Ihre eigene geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden, z. B. joe@thecookieshop.com, können Kunden auf alle an sie gesendeten Benachrichtigungs-E-Mails direkt antworten. Alternativ können Sie eine "Noreply" -E-Mail-Adresse verwenden, z. B. noreply@thecookieshop.com, um Kunden darauf hinzuweisen, dass sie nicht auf die Benachrichtigungsnachrichten antworten sollen. Wenn Sie sich dazu entschließen, sollten Sie klar angeben, dass Kunden auf die Nachrichten nicht antworten können.

• SMS Name Absender: Wenn Sie SMS-Benachrichtigungen an Kunden oder Mitarbeiter senden, können Sie angeben, welcher Absendername in den SMS-Nachrichten angezeigt werden soll (max. 11 Zeichen).

 

Unternehmensinformationen

Fügen Sie auf dieser Registerkarte Ihre allgemeinen Unternehmensinformationen hinzu, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden über die richtigen Informationen zu Ihrem Unternehmen verfügen. Die hier hinzugefügten Informationen können automatisch in die Benachrichtigungen und Erinnerungen eingetragen werden, die an Ihre Kunden und Mitarbeiter gesendet werden.

 

Öffnungszeiten

Fügen Sie Ihre regulären Öffnungszeiten hinzu, wann Sie Termine annehmen können. Die Stunden, die Sie hier auswählen, definieren, welche Stunden verfügbar sind und welche in Ihrer Kalenderansicht ausgegraut (nicht verfügbar) sind.

Wenn Sie Tage oder bestimmte Zeiten haben, an denen Ihre Öffnungszeiten von den regulären Öffnungszeiten abweichen, können Sie diese unter Sonderarbeitszeiten hinzufügen. Klicken Sie auf den Button Neu anlegen und geben Sie den Sonderarbeitszeiten einen Titel (z. B. "Weihnachten", "Black Friday" usw.). Wenn Sie während des Zeitraums für den ganzen Tag (die ganzen Tage) geöffnet sind, schalten Sie auf ganztägig um. Wenn Sie nur in einem bestimmten Intervall des Tages geöffnet sind, klicken Sie auf die Felder Startdatum und Enddatum, um das Datum und die Uhrzeit(en) anzugeben.

Wenn Sie in diesem Zeitraum zu bestimmten Zeiten Terminbuchungen annehmen möchten, aktivieren Sie die Option Verfügbar.

 

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Fügen Sie Ihre AGB und Ihre Datenschutzerklärung hinzu. Besucher können diese nach Eingabe ihrer Kontaktdaten während des Buchungsvorgangs lesen und ihre Einwilligung erteilen. Sie können die folgenden Texte sowohl zu Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen als auch zu Ihren Datenschutzbestimmungen hinzufügen:

• Überschrift: Besucher sehen dies, wenn sie auf derselben Seite auf den Linktext geklickt haben, auf der sie ihre Kontaktinformationen eingegeben haben.
• Nachrichtentext: Fügen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Richtlinien in dieses Feld ein. Sie können Ihren Text mit dem Texteditor formatieren. Besucher sehen diesen Text direkt unter der Überschrift.
• Beschreibung des Kontrollkästchens im Scheduling-Assistenten: Dieser Text wird als Linktext auf der Seite angezeigt, auf der Besucher ihre Kontaktinformationen eingeben. Wenn Sie auf den Linktext klicken, wird ein Overlay geöffnet, in dem die Überschriften und der Textkörper angezeigt werden.

Wenn Sie keine Allgemeinen Geschäftsbedingungen anzeigen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Besuchern während des Buchungsvorgangs ein Kontrollkästchen für die Allgemeinen Geschäftsbedingungen anzeigen.

Schalten Sie Bitten Sie Besucher, Ihre Datenschutzbestimmungen zu akzeptieren, bevor Sie eine Buchung abschließen können um, wenn Sie nicht möchten, dass Besucher die Buchung abschließen können, ohne Ihrer Datenschutzrichtlinie zugestimmt zu haben (Aktivieren des Kontrollkästchens).

 

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Hier können Sie die Standard-E-Mail- und SMS-Vorlagen erstellen, die in verschiedenen Phasen des Buchungsablaufs an Kunden gesendet werden. Sie können auch Vorlagen erstellen, die an den gebuchten Mitarbeiter gesendet werden. Sie haben die Möglichkeit, E-Mail-/ SMS-Vorlagen für die folgenden Szenarien zu erstellen:

• Ausstehender Termin: Eine E-Mail wird gesendet, wenn eine Buchung von einem Besucher vorgenommen wurde und auf Ihre Genehmigung wartet.
• Stornierter Termin: Eine E-Mail wird gesendet, wenn Sie einen Termin in Ihrer Kalenderansicht in den Status Storniert versetzen oder ein Besucher den Termin absagt.
• Abgelehnter Termin: Eine E-Mail wird gesendet, wenn Sie einen Termin in Ihrer Kalenderansicht in den Status Abgelehnt versetzen oder der gebuchte Mitarbeiter ihn ablehnt.
• Genehmigter Termin: Eine E-Mail wird gesendet, wenn Sie einen Termin in Ihrer Kalenderansicht in den Status Genehmigt versetzen.
• Verschobener Termin: Eine E-Mail wird gesendet, wenn Sie die Uhrzeit eines Termins in Ihrer Kalenderansicht geändert haben.
• Termin Erinnerung: Öffnen Sie diese Vorlage, um festzulegen, wie viele Stunden vor dem Termin diese E-Mail versendet werden soll. Hier können Sie auch einen Vorlagentext für die Erinnerungs-SMS hinterlegen, die an den Kunden und/ oder Mitarbeiter gesendet wird.
• Termin Follow up: Öffnen Sie diese Vorlage, um festzulegen, wie viele Stunden nach dem Termin diese E-Mail versendet werden soll. Nur Kunden erhalten diese Art von E-Mail, nicht die Mitarbeiter.
• Verpasster Termin: Eine E-Mail wird gesendet, wenn Sie einen Kunden in Ihrer Kalenderansicht als Nichterschienen für einen erledigten Termin markiert haben. Nur Kunden erhalten diese Art von E-Mail, nicht die Mitarbeiter.

Denken Sie daran, dass Benachrichtigungen nur gesendet werden, wenn Sie Diese Benachrichtigung aktivieren für jede Vorlage umgeschaltet haben.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Terminstatus finden Sie hier.

Nachdem Sie die E-Mail- und SMS-Vorlagen eingegeben haben, können Sie deren Aussehen durch Versenden von Testnachrichten visualisieren. Klicken Sie entweder auf den Button Test-E-Mail senden oder Test-SMS senden und wählen Sie aus, welchen Benachrichtigungstyp Sie versenden möchten und an wen.

 

Formatieren der E-Mail-Vorlagen

Für jede der Vorlagen können Sie eine Betreffzeile und einen Nachrichtentext verfassen. Den Text formatieren Sie mit der Symbolleiste des Texteditors.

Darüber hinaus können Sie mithilfe variabler Tags bestimmte Informationen zum jeweiligen Termin in die E-Mail-Vorlage einfügen. Mit dieser Methode können Sie auch Informationen über die gebuchte Dienstleistung, den gebuchten Mitarbeiter und Ihre Unternehmensinformationen hinzufügen.

Die vollständige Liste der anwendbaren Variablen für E-Mail-Vorlagen:

{{appointment_status}}
{{appointment_date}}
{{appointment_time}}
{{appointment_date_time}}
{{appointment_notes_to_customer}}
{{appointment_reference_number}}
{{service_duration}}
{{service_name}}
{{service_description}}
{{service_price}}
{{customer_full_name}}
{{customer_first_name}}
{{customer_last_name}}
{{customer_email}}
{{customer_phone}}
{{customer_notes}}
{{employee_full_name}}
{{employee_first_name}}
{{employee_last_name}}
{{employee_email}}
{{employee_phone}}
{{business_name}}
{{business_email}}
{{business_phone}}
{{business_mobile}}
{{business_description}}
{{business_website}}
{{business_fax}}
{{business_address}}
{{business_street}}
{{business_city}}
{{business_zip}}
{{business_state}}
{{business_country}} 

 

Beispiel für eine E-Mail mit Variablen

Sehr geehrte(r) Frau/Herr {{customer_full_name}},

Vielen Dank, dass Sie {{service_name}} bei {{business_name}} gebucht haben. Wir prüfen die Verfügbarkeit und werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Wenn Sie in der Zwischenzeit Fragen haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

E-Mail: {{business_email}}

Telefon: {{business_phone}}

Mit freundlichen Grüssen,

{{business_name}}

 

Erstellen einer E-Mail-Fußzeilenvorlage

Sie haben die Möglichkeit, eine E-Mail-Fußzeilenvorlage zu erstellen, die am Ende aller gesendeten Benachrichtigungs- und Erinnerungs-E-Mails eingefügt wird. Sie können eine Vorlage für alle E-Mails erstellen, die an Kunden gesendet werden, und eine Vorlage für E-Mails, die an die gebuchten Mitarbeiter gesendet werden.

Wie bei allen Benachrichtigungs- und Erinnerungs-E-Mail-Vorlagen können Sie den Fußzeilentext mit dem Texteditor formatieren und auch Variablen hinzufügen. 

 

Kalendersynchronisation

Wenn Mitarbeiter ihre Termine in einer externen Kalenderanwendung anzeigen möchten, z. B. Google Kalender, Outlook oder iOS Kalender, können Sie sie über das Scheduling mit ihrem Kalender synchronisieren. Die einzige Voraussetzung ist, dass die externe Kalenderanwendung das iCal-Format unterstützt. Sie können mehrere Kalendersynchronisationen erstellen, beispielsweise eine für jeden Ihrer Mitarbeiter.

Um eine Synchronisation einzurichten, geben Sie ihr zunächst einen aussagekräftigen Titel, damit Sie sie später leichter identifizieren können. Wählen Sie aus, welchen Terminstatus Sie im externen Kalender anzeigen möchten. Wählen Sie abschließend den oder die zu synchronisierenden Kalender der Mitarbeiter aus. Klicken Sie oben rechts auf den Button Speichern, um die teilbare URL zu generieren.

Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, wird die teilbare URL angezeigt. Kopieren Sie diese URL und fügen Sie sie in Ihre externe Kalenderanwendung ein.

 

Beispiel 1: Synchronisation Ihres Kalenders mit dem Google Kalender

Um Ihren Scheduling-Kalender mit dem Google Kalender zu synchronisieren, melden Sie sich bei Ihrem Google-Konto an und navigieren Sie zu Kalender> Einstellungen> Kalender hinzufügen> Von URL. Fügen Sie die die teilbare URL aus dem Editor in das Feld ein und klicken Sie auf Kalender hinzufügen. Die synchronisierten Termine werden jetzt in Ihrem Google Kalender angezeigt.

 

Beispiel 2: Synchronisation Ihres Kalenders mit dem Outlook-Kalender

Um Ihren Scheduling-Kalender mit dem Outlook-Kalender zu synchronisieren, melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an und navigieren Sie zu Kalender> Kalender importieren> Aus dem Web. Fügen Sie die teilbare URL aus dem Editor in das Feld Link zum Kalender ein, benennen Sie sie unter Kalendername und klicken Sie auf Importieren. Die synchronisierten Termine werden jetzt in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt.

  

Anpassung des Assistenten

Hier können Sie die Textteile anpassen, die dem Besucher während der verschiedenen Schritte des Buchungsablaufs angezeigt werden, sodass Sie zum gewünschten Zeitpunkt relevante Informationen bereitstellen können.

In jedem Schritt können Sie die Überschrift, den Einleitungstext und den Button-Text anpassen, auf die die Besucher klicken, um zum nächsten Schritt im Buchungsablauf zu gelangen.