Der Kalender bietet eine vollständige Übersicht über alle Ihre Termine und die Mitarbeiter, die sie durchführen werden. Hier können Sie den Status von Terminen bearbeiten (z. B. ausstehende Termine annehmen, vorhandene Termine stornieren usw.), neue Termine direkt im Kalender manuell hinzufügen und die Zeit blockieren.
Ansichtszeitraum und -typ ändern
Der Kalender zeigt standardmäßig die aktuelle Woche an. Oben rechts im Kalender können Sie die Ansicht so ändern, sodass entweder Monat, Woche, Tag oder Liste angezeigt werden. Durch Klicken auf die Datumsauswahl oben links im Kalender können Sie direkt zu einem früheren oder zukünftigen Datum Ihrer Wahl navigieren. Klicken Sie auf HEUTE, um zur Standardansicht (der aktuellen Woche) zurückzukehren.
Termine verwalten
In der Kalenderansicht haben Termine unterschiedliche Hintergrundfarben, die angeben, zu welchem Mitarbeiter sie gehören. In den Mitarbeitereinstellungen können Sie jedem Mitarbeiter eine eindeutige Farbe zuweisen, die auf allen Terminen im Kalender angezeigt wird.
Wenn ein Termin eine weiße Hintergrundfarbe hat, bedeutet dies, dass er aussteht und auf Ihre Aktion wartet.
Wenn ein Termin eine durchgehende Hintergrundfarbe hat, bedeutet dies, dass er genehmigt wurde.
Wenn ein Termin mit ausgegrautem Text angezeigt wird, wurde er entweder abgesagt, abgelehnt oder verschoben.
Klicken Sie auf einen Termin, um ihn in einem neuen Overlay zu öffnen, von dem aus Sie ihn in einen anderen Status verschieben können. Hier können Sie auch den Namen und die Kontaktdaten des Kunden anzeigen sowie Änderungen am Termin vornehmen.
- Termin löschen: Löschen Sie den Termin aus Ihrem Kalender. Bitte beachten Sie, dass hierdurch alle Details zur Buchung sowie die vom Kunden angegebenen Kontaktinformationen gelöscht werden. Der Kunde erhält keine Benachrichtigung über diese Änderung.
- Termin verschieben und bearbeiten: Ändern Sie das Datum und die Uhrzeit des Termins oder den Mitarbeiter oder die Art der erbrachten Dienstleistung. Sie können die Kundeninformationen auch bearbeiten, wenn sie geändert wurden, und eine interne Nachricht verfassen, die nur in der Kalenderansicht sichtbar ist (der Kunde sieht sie nicht).
Status und Benachrichtigungen
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die verschiedenen Status und welche Benachrichtigungen an Kunden sie auslösen.
Jedes Mal, wenn Sie einen Termin in einen neuen Status verschieben, haben Sie die Möglichkeit, dem Kunden eine persönliche Nachricht hinzuzufügen, um ihn beispielsweise über besondere Umstände zu informieren oder einfach eine persönliche Note hinzuzufügen.
Die Nachricht wird am Ende der entsprechenden Benachrichtigungs-E-Mail hinzugefügt, die an den Kunden gesendet wird.
Wenn Sie keine persönliche Nachricht einfügen möchten, lassen Sie das Textfeld leer und klicken Sie auf den Button Nicht senden. Die Benachrichtigungs-E-Mail wird weiterhin an den Kunden gesendet.
Was ist, wenn ich Benachrichtigungs-E-Mails deaktiviert habe?
Wenn Sie einen Benachrichtigungs-E-Mail-Typ deaktiviert haben, können mit diesem Typ keine persönlichen Nachrichten gesendet werden. Wenn Sie beispielsweise die E-Mail-Benachrichtigung für verschobene Termine deaktiviert haben, können Sie dem Kunden keine persönliche Nachricht senden, wenn Sie einen Termin in den Verschoben Status versetzen (da keine E-Mail gesendet wird).
Bitte beachten Sie, dass der für den Termin gebuchte Mitarbeiter die persönliche Nachricht an den Kunden in seinen E-Mail-Benachrichtigungen nicht erhält - nur der Kunde kann sie sehen.
Neuen Termin hinzufügen
Sie können einen neuen Termin direkt zum Kalender hinzufügen, falls der Kunde den Buchungsprozess nicht durchlaufen hat, z. B. wenn er Sie angerufen und telefonisch einen Termin vereinbart hat.
Um einen neuen Termin manuell hinzuzufügen, klicken Sie entweder auf ein leeres Zeitfenster im Kalenderraster oder klicken Sie auf den Button Hinzufügen über dem Kalender und wählen Sie im Overlay die Option Termin.
Geben Sie die Termindetails und Kundendaten ein und klicken Sie zum Abschluss auf Speichern. Der Termin wird jetzt in Ihrem Kalender angezeigt.
Zeit sperren
Wenn ein Mitarbeiter vorübergehend nicht in der Lage ist, Buchungen anzunehmen, z. B. wenn er gerade eine Schulung durchführt oder im Urlaub ist, können Sie die Zeit in seinem Kalender sperren. Während dieses Zeitraums können Kunden ihn nicht als Anbieter von Dienstleistungen auswählen.
Um die Zeit für einen Mitarbeiter zu sperren, klicken Sie auf den Button Hinzufügen über dem Kalender und wählen Sie in der Überlagerung die Option Zeit sperren aus.
Wählen Sie aus, für welche Ihrer Mitarbeiter die Zeit gesperrt werden soll, geben Sie den Zeitraum für die Sperrung an und fügen Sie einen Titel und einen Grund für die Sperrzeit hinzu (nur für den internen Gebrauch - Ihre Besucher sehen diese Texte während des Buchungsvorgangs nirgendwo ).