Damit Sie Dienstleistungen für Ihre Kunden bereitstellen können, müssen Sie Mitarbeiter mit den Dienstleistungen verknüpfen, die sie ausführen sollen, damit Besucher Termine mit ihnen buchen können.
Wenn einer Dienstleistung mehr als ein Mitarbeiter zugeordnet ist, können Besucher auswählen, welcher der Mitarbeiter die Dienstleistung ausführen soll.
Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Mitarbeiter, um eine Liste Ihrer aktuellen Mitarbeiter anzuzeigen und mit dem Erstellen neuer Mitglieder zu beginnen.
Klicken Sie auf den Button Neue Mitarbeiter anlegen, um einen neuen Mitarbeiter zu Ihrer Liste hinzuzufügen. In einigen Fällen kann es zeitsparend sein, einen vorhandenen Mitarbeiter zu duplizieren und die zugehörigen Informationen und/oder zugehörigen Dienstleistungen erneut zu verwenden. Duplizieren Sie einen Mitarbeiter, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihm aktivieren und auf den Button Duplizieren klicken.
Sie können jederzeit Mitarbeiter aus Ihrer Liste löschen, indem Sie das Kontrollkästchen neben den entsprechenden Personen aktivieren und auf den Button Markierte löschen klicken.
Mitarbeiterdetails hinzufügen
Geben Sie den Namen des Mitarbeiters sowie dessen E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Beschreibung an. Der Name des Mitarbeiters und seine Beschreibung sind während des Buchungsvorgangs für die Besucher sichtbar. Seine E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden während des tatsächlichen Buchungsvorgangs nicht angezeigt, können jedoch in E-Mail Benachrichtigungen hinzugefügt werden, die an Kunden vor deren Termin gesendet werden.
Sichtbarkeit der Mitarbeiter
Ein Mitarbeiter kann drei verschiedene Sichtbarkeitseinstellungen haben:
- Öffentlich: Der Mitarbeiter kann von Besuchern ausgewählt und auch in der Kalenderansicht ausgewählt werden, wenn Sie manuell einen Termin hinzufügen.
- Intern: Der Mitarbeiter kann nicht von Besuchern ausgewählt werden, sondern in der Kalenderansicht, wenn Sie manuell einen Termin hinzufügen.
- Inaktiv: Der Mitarbeiter kann nicht von Besuchern ausgewählt und nicht in der Kalenderansicht ausgewählt werden, wenn Sie manuell einen Termin hinzufügen.
Recognition schaffen
Damit sowohl Besucher als auch der Administrator des Buchungskalenders den Mitarbeiter wieder erkennen, können Sie ihm eine bestimmte Farbe zuweisen und seinem Profil ein oder mehrere Bilder hinzufügen.
Weisen Sie dem Mitarbeiter eine Farbe zu, indem Sie auf das Farbquadrat klicken und die gewünschte Farbe auswählen. Sie können auch den HEX-Farbcode eingeben, falls Sie einen haben. Diese Farbe ist für Besucher nicht sichtbar, wird jedoch als eindeutige Farbe des Mitarbeiters in der Kalenderansicht angezeigt, sodass Sie schnell erkennen können, welche Termine zu dieser bestimmten Person gehören.
Fügen Sie dem Profil des Mitarbeiters ein oder mehrere Bilder hinzu, damit die Besucher sie leichter identifizieren und sich merken können. Diese Bilder werden den Besuchern während des Buchungsvorgangs angezeigt. Laden Sie Bilder von Ihrer Festplatte hoch oder wählen Sie Bilder aus, die Sie zuvor aus Ihrer Dateibibliothek hochgeladen haben. Wenn Sie mehrere Bilder hinzugefügt haben, dient das erste (ganz links) als Hauptbild und wird den Besuchern in der Mitarbeiterauswahlliste angezeigt, wenn sie die Buchung durchführen.
Bilder zuschneiden
Es wird empfohlen, quadratische Bilder für Ihre Dienstleistungen zu verwenden, da diese sowohl auf der Website als auch innerhalb von Scheduling am besten angezeigt werden und dort automatisch gerundet werden. Wenn Sie ein Bild hochgeladen haben, das nicht quadratisch ist (d. h. ohne identische Höhe- und Breitenverhältnisse), können Sie neben dem Bild auf Bearbeiten klicken, um es im Bildeditor zu öffnen. Dort können Sie die Transformationsfunktion verwenden, um die Größe Ihres Bilds in ein Quadrat zu ändern.
Mitarbeiter den Dienstleistungen zuordnen
Nachdem Sie die grundlegenden Details zum Mitarbeiter eingegeben haben, müssen Sie definieren, welche Dienstleistungen er ausführen kann und welche Besucher sie buchen können. Kreuzen Sie die Dienstleistungen an, denen der Mitarbeiter zugeordnet werden soll.
Wenn Sie noch keine Dienstleistungen erstellt haben, können Sie dies jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt tun, oder umgekehrt, indem Sie Mitarbeiter mit Dienstleistungen in Ihrer Dienstleistungsübersicht verknüpfen.
Definieren Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter
Standardmäßig kann jeder Mitarbeiter Buchungen während der von Ihnen in den Öffnungszeiten festgelegten Zeiten vornehmen. Wenn ein Mitarbeiter andere Arbeitszeiten als Ihre allgemeinen Arbeitszeiten hat, können Sie diese auf der Registerkarte Mitarbeiterverfügbarkeit in den einzelnen Mitarbeiterprofilen angeben.
Angenommen, Ihre allgemeinen Geschäftsöffnungszeiten sind freitags von 09:00 bis 18:00 Uhr. Einer Ihrer Mitarbeiter reist jedoch jeden Freitag um 15:00 Uhr ab und kann daher nach dieser Zeit keine Buchungen mehr entgegennehmen. Ändern Sie in diesem Fall die Verfügbarkeit des Mitarbeiters freitags auf 09:00 bis 15:00 Uhr.
In Sonderarbeitszeiten können Sie Arbeitszeiten für z. B. Feiertage festlegen. Sie können ein Start- und Enddatum angeben und den Button Verfügbar umschalten, um den für diesen Mitarbeiter verfügbaren Zeitraum im Kalender anzuzeigen. Wenn Verfügbar nicht umgeschaltet ist, wird dieser Zeitraum im Kalender für den jeweiligen Mitarbeiter gesperrt.