Übersicht über Terminstatus und Benachrichtigungsablauf

Termine können 6 verschiedene Status haben:

• Ausstehend
• Genehmigt
• Storniert
• Abgelehnt
• Verschoben
• Erledigt

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick darüber, was in jedem Status passiert und welche Benachrichtigungsmeldungen ausgelöst werden, wenn sich der Status eines Termins ändert.

 

 

Ausstehend

Wenn ein Kunde über Ihre Website eine Buchung vornimmt und Sie die automatische Termingenehmigung nicht aktiviert haben, wird sie in Ihrer Kalenderansicht mit dem Status Ausstehend angezeigt.

Welche Benachrichtigungsmeldungen werden ausgelöst?

• Der Kunde erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden. In der E-Mail hat der Kunde die Möglichkeit, auf zwei Buttons zu klicken: Buchung stornieren (beim klicken auf diesen Button wird der Termin direkt in den Status Storniert verschoben) und Neue Buchung erstellen (beim klicken auf diesen Button wird Ihre Website in einem neuen Browser-Tab geöffnet).
• Der für den Termin gebuchte Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden. In der E-Mail hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, auf zwei Buttons zu klicken: Buchung genehmigen (beim klicken auf diesen Button wird der Termin direkt in den Status Genehmigt verschoben) und Buchung ablehnen (beim klicken auf diesen Button wird der Termin direkt in den Status Abgelehnt verschoben).

 

Genehmigt

In der Kalenderansicht können Sie einen Termin von Ausstehend in Genehmigt verschieben. Wenn Sie die automatische Termingenehmigung aktiviert haben, wird der Termin direkt im Status Genehmigt in Ihren Kalender eingetragen.

Welche Benachrichtigungsmeldungen werden ausgelöst?

• Der Kunde erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden. In der E-Mail hat der Kunde die Möglichkeit, auf zwei Buttons zu klicken: Buchung stornieren (beim klicken auf diesen Button wird der Termin direkt in den Status Storniert verschoben) und Neue Buchung erstellen (beim klicken auf diesen Button wird Ihre Website in einem neuen Browser-Tab geöffnet).
• Der für den Termin gebuchte Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden. In der E-Mail hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, auf einen Button zu klicken: Buchung ablehnen (beim klicken auf diesen Button wird der Termin direkt in den Status Abgelehnt versetzt).
• Nachdem der Termin genehmigt wurde, können Sie einen Timer festlegen, um vor dem Termin eine Erinnerungs-E-Mail und eine Textnachricht (SMS) an den Kunden und den gebuchten Mitarbeiter zu senden. Diese Nachrichten können auch angepasst werden. In der Erinnerungs-E-Mail hat der Kunde die Möglichkeit, auf zwei Buttons zu klicken: Buchung stornieren (beim klicken auf diesen Button wird der Termin direkt in den Status Storniert verschoben) und Neue Buchung erstellen (beim klicken auf diesen Button wird Ihre Website in einem neuen Browser-Tab geöffnet). In der Erinnerungs-E-Mail an den Mitarbeiter haben sie die Möglichkeit, auf einen Button zu klicken: Buchung ablehnen (beim klicken auf diesen Button wird der Termin direkt in den Status Abgelehnt versetzt).

Laden Sie ein Diagramm des Ablaufs für genehmigte Termine und der Benachrichtigungen hier herunter. 

 

Storniert

Wenn Sie, ein Mitarbeiter, oder der Kunde einen Termin stornieren möchten, können Sie den Termin in Ihrer Kalenderansicht von Genehmigt in Storniert verschieben.

Welche Benachrichtigungsmeldungen werden ausgelöst?

• Der Kunde erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden. In der E-Mail hat der Kunde die Möglichkeit, auf einen Button zu klicken: Neue Buchung erstellen (beim klicken auf diesen Button wird Ihre Website in einem neuen Browser-Tab geöffnet).
• Der für den Termin gebuchte Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden.

Laden Sie ein Diagramm des Ablaufs für stornierte Termine und der Benachrichtigungen hier herunter. 

 

Abgelehnt

Wenn Sie oder ein Mitarbeiter entscheiden, einen ausstehenden oder genehmigten Termin abzulehnen, können Sie den Termin in Ihrer Kalenderansicht in Abgelehnt verschieben.

Welche Benachrichtigungsmeldungen werden ausgelöst?

• Der Kunde erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden. In der E-Mail hat der Kunde die Möglichkeit, auf einen Button zu klicken: Neue Buchung erstellen (beim klicken auf diesen Button wird Ihre Website in einem neuen Browser-Tab geöffnet).
• Der für den Termin gebuchte Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden.

Laden Sie ein Diagramm des gesamten Ablaufs für Termine und der Benachrichtigungen hier herunter. 

 

Verschoben

Wenn Sie, ein Mitarbeiter, oder der Kunde beschließen, einen ausstehenden oder genehmigten Termin zu verschieben, können Sie den Termin in Ihrer Kalenderansicht in Verschoben verschieben.

Welche Benachrichtigungsmeldungen werden ausgelöst?

• Der Kunde erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden.
• Der für den Termin gebuchte Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden.

Laden Sie ein Diagramm des Ablaufs für verschobene Termine und der Benachrichtigungen hier herunter. 

 

Erledigt

Sobald ein Termin erledigt ist, wird er in Ihrer Kalenderansicht automatisch in den Status Erledigt versetzt. Aktivieren/ Deaktivieren Sie die Option Kunde nicht erschienen in der Terminübersicht, wenn der Kunde nicht zum Termin erschienen ist.

Welche Benachrichtigungsmeldungen werden ausgelöst?

• Sie können einen Timer festlegen, um eine Folge-E-Mail zu einem bestimmten Zeitpunkt nach dem Termin an den Kunden zu senden. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden. In der E-Mail hat der Kunde die Möglichkeit, auf einen Button zu klicken: Neue Buchung erstellen (beim klicken auf diesen Button wird Ihre Website in einem neuen Browser-Tab geöffnet).
• Wenn der Kunde nicht zu dem Termin erschienen ist, können Sie ihn als Nicht erschienen markieren und ihm eine E-Mail verpasster Termin senden. Der Text in der E-Mail kann auf Wunsch angepasst werden. In der E-Mail hat der Kunde die Möglichkeit, auf eine Schaltfläche zu klicken: Neue Buchung erstellen (beim klicken auf diesen Button wird Ihre Website in einem neuen Browser-Tab geöffnet).
• Der für den Termin gebuchte Mitarbeiter erhält keine Benachrichtigungs-E-Mails, wenn Termine als Erledigt oder Nicht Erschienen markiert sind.

Laden Sie ein Diagramm des gesamten Terminablaufs und der Benachrichtigungen hier herunter.