Réglages basiques

Avant de commencer à mettre en place vos services et vos membres d’équipe, assurez-vous de procéder à ces réglages afin de fournir des informations basiques pour vous aider, ainsi que vos visiteurs, à bénéficier d’une expérience de réservation sans faille.

Pour accéder aux réglages basiques de la Planification, cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche.

 

Paramètres généraux

Dans Général vous pouvez ajouter ce qui suit:

• Heure et langues: choisissez le fuseau horaire dans lequel votre entreprise est située.
  
  

    À quoi sert le paramètre de fuseau horaire

  Si un visiteur réserve un horaire de rendez-vous sur votre site internet dans un fuseau horaire différent de celui dans lequel vous vous situez, un petit indicateur de fuseau horaire s’affichera sur l’assistant de réservation pour que les visiteurs sachent sur quel fuseau horaire ils réservent. Tous les horaires de l’assistant seront dans votre fuseau horaire.

  Si vous modifiez votre fuseau horaire après avoir commencé à accepter des rendez-vous, les réservations existantes conserveront l’heure de rendez-vous d’origine. Par exemple, une réservation effectuée avec le fuseau horaire Europe/Copenhague à 14 :00 (GMT+1) sera à 08 :00 (GMT-5) quand le fuseau horaire sera dans la zone Amérique/New York.

  Vous pouvez également ajouter plus de langues si vous souhaitez pouvoir afficher des descriptions des services, des présentations de l’équipe et d’autres textes dans plusieurs langues.
• Réglages de la devise: ajoutez une ou plusieurs devises dont vous acceptez les paiements. Si vous fonctionnez avec plusieurs langues, associez une devise à chacune de vos langues en la sélectionnant dans le menu déroulant Devise principale.
  
  

    Prix et paiements

  La version actuelle de la Planification ne permet pas de paiements directs en ligne pour les services. Le paiement entre le fournisseur de services et le client doit donc être organisé pour avoir lieu dans un autre environnement, par exemple via un paiement en boutique par carte de crédit ou en espèces.


• Réglages du calendrier: choisissez si vous préférez le lundi ou le dimanche comme étant le premier jour dans votre vue calendrier. Cocher Afficher le week-end si vous voulez que le samedi et le dimanche soient visibles dans votre vue calendrier.
• Réglages de la planification: cochez Accepter automatiquement les rendez-vous si vous voulez que les nouveaux rendez-vous pris soient automatiquement approuvés par le système. Si cette case n’est pas cochée, tous les nouveaux rendez-vous seront affichés comme étant "En attente" dans votre vue calendrier, et vous devrez modifier manuellement leur statut.
  
  
  Vous pouvez établir des créneaux de plages horaires fixes par défaut sur tous les rendez-vous pris en cochant la case Utiliser des créneaux de plages horaires fixes et en choisissant des créneaux soit de 15, 30 ou 60 minutes. Les plages horaires fixes impliquent que le système "arrondit" automatiquement les horaires de début des rendez-vous au quart d’heure, à la demi-heure ou à l’heure suivants.
  
  
  Ce réglage est particulièrement utile si vous avez des services avec des durées inhabituelles, comme 21 ou 25 minutes. Si, par exemple, vous avez un service qui dure 21 minutes et que vous n’avez pas spécifié une durée de plage horaire fixe, les visiteurs pourront prendre un rendez-vous toutes les 21 minutes, ce qui donnera des horaires bizarres de rendez-vous.
  
  
  
  
  Toutefois, si vous avez établi votre créneau de plage horaire fixe à 30 minutes, les nouveaux rendez-vous ne pourront commencer que toutes les demi-heures (09:30, 10:00, 10:30, etc.), fournissant aux clients des horaires de début de rendez-vous plus simples et vous permettant également de gérer plus facilement le calendrier.
  
  
  
  Dans le champ Les visiteurs pourront réserver dans le futur, vous pouvez définir dans combien de jours à compter d’aujourd’hui les visiteurs pourront réserver des rendez-vous. Par exemple, si aujourd’hui est le 1^erjanvier et que vous avez spécifié que les clients pourront réserver dans 30 jours, le processus de réservation de la Planification affichera des plages horaires disponibles à partir du 30 janvier inclus.
• E-mail de l’expéditeur des notifications par e-mail: quand des rendez-vous sont réservés ou modifiés, des notifications automatiques sont envoyées au client et au membre d’équipe réservé pour ce rendez-vous, si vous avez activé cette option. Dans le champ E-mail vous pouvez spécifier l’adresse e-mail et le nom qui doivent s’afficher en tant qu’expéditeur de ces e-mails.
  
  

    Utiliser une adresse e-mail d’expéditeur "noreply"


  Il peut s’avérer judicieux de bien réfléchir à l’adresse e-mail que vous spécifiez en tant qu’expéditeur des notifications par e-mail. Si vous utilisez votre propre e-mail d’entreprise, par exemple joe@thecookieshop.com, les clients pourront vous répondre directement à chaque e-mail de notification leur étant envoyé. Sinon, vous pouvez choisir une adresse e-mail "noreply", par exemple noreply@thecookieshop.com, pour indiquer aux clients que vous n’êtes pas censé répondre aux messages de notification. Si vous décidez de procéder ainsi, pensez à indiquer clairement dans les textes types des notifications que les clients ne peuvent pas répondre à ces messages.


• Nom de l’expéditeur des SMS: si vous envoyez des notifications par SMS aux clients ou aux membres d’équipe, vous pouvez spécifier quel est le nom de l’expéditeur que vous voulez afficher sur les messages par SMS (max. 11 caractères).

 

Informations sur l’entreprise

Ajoutez des informations générales sur l’entreprise dans cet onglet afin de vous assurer que vos clients disposent des bonnes informations à propos de votre entreprise. Les informations ajoutées ici peuvent être automatiquement incluses dans les notifications et les rappels envoyés à vos clients et à vos membres d’équipe.

 

Horaires d’ouverture

Ajoutez vos horaires d’ouverture réguliers durant lesquels vous êtes en mesure d’accepter des rendez-vous. Les horaires que vous choisissez ici définissent quels horaires sont disponibles et lesquels sont grisés (indisponibles) dans votre vue calendrier.

S’il y a des jours ou des périodes spécifiques où vos horaires d’ouverture diffèrent des horaires réguliers, vous pouvez les ajouter dans Horaire de travail spéciaux. Cliquez sur le bouton Créer nouveauet donnez un titre à ces horaires d’ouverture spéciaux (par exemple "Noël", "Black Friday", etc.). Si vous êtes ouvert toute la journée pendant cette période, cliquez sur Toute la journée. Si vous êtes uniquement ouvert durant une certaine période de la journée, cliquez sur les champs Date de Début et Date de fin pour spécifier les dates et les horaires.

Enfin, si vous voulez être en mesure d’accepter des réservations de rendez-vous pendant la période aux horaires spéciaux, cliquez sur Disponible.

 

Termes et conditions

Ajoutez vos termes et conditions, ainsi que les données sur votre politique de confidentialité. Les visiteurs pourront les lire et fournir leur consentement durant le processus de réservation, après avoir saisi leurs coordonnées. Vous pouvez ajouter les textes suivants aussi bien pour vos termes et conditions que pour les données de votre politique de confidentialité:

• Titre: les visiteurs le voient une fois qu’ils ont cliqué sur le texte du lien sur la même page où ils saisissent leurs coordonnées.
• Corps de texte: ajoutez vos termes et politiques dans ce champ. Vous pouvez mettre en forme votre texte en utilisant l’Éditeur de texte. Les visiteurs voient immédiatement ce texte sous le texte du titre.
• Description pour la case à cocher dans l’Assistant de Planification: ce texte s’affichera comme étant le texte du lien sur la page où les visiteurs doivent saisir leurs coordonnées. En cliquant sur le texte du lien, une autre fenêtre s’ouvrira affichant le titre et le corps de texte.

Si vous ne voulez pas afficher de termes et conditions, décochez Afficher la case à cocher des termes et conditions aux visiteurs durant le processus de réservation.

Cochez Demander aux visiteurs d’accepter votre politique de confidentialité avant de pouvoir finaliser une réservationsi vous ne voulez pas que les visiteurs puissent finaliser une réservation sans avoir accepté (coché la case) votre politique de confidentialité.

 

Notifications et rappels

Ici, vous pouvez créer les modèles d’e-mails et de SMS standard qui seront envoyés aux clients à diverses étapes du processus de rendez-vous. Vous pouvez également créer des modèles qui seront envoyés aux membres d’équipe réservés. Vous avez la possibilité de créer des modèles d’e-mail/SMS pour les situations suivantes:

• Rendez-vous en attente: e-mail envoyé quand une réservation a été effectuée par un visiteur et qu’elle attend votre approbation.
• Rendez-vous annulé: e-mail envoyé quand vous passez un rendez-vous au statut "Annulé" sur votre vue Calendrier, ou qu’un visiteur l’annule.
• Rendez-vous rejeté: e-mail envoyé quand vous passez un rendez-vous au statut "Rejeté" sur votre vue Calendrier, ou que le membre d’équipe le rejette.
• Rendez-vous accepté: e-mail envoyé quand vous passez un rendez-vous au statut "Accepté" sur votre vue Calendrier.
• Rendez-vous modifié: e-mail envoyé quand vous avez modifié l’horaire d’un rendez-vous sur votre vue Calendrier.
• Rappel de rendez-vous: ouvrez ce modèle pour spécifier combien d’heures avant le rendez-vous vous souhaitez que cet e-mail soi envoyé. Ici, vous pouvez également rédiger un texte de modèle pour le rappel par SMS envoyé au client et/ou au membre d’équipe.
• Suivi de rendez-vous: ouvrez ce modèle pour spécifier combien d’heures après le rendez-vous vous souhaitez que cet e-mail soi envoyé. Seuls les clients reçoivent ce type d’e-mail, pas l’équipe.
• Rendez-vous manqué: e-mail envoyé quand vous avez marqué un client comme "absent" à un rendez-vous passé sur votre vue Calendrier. Seuls les clients reçoivent ce type d’e-mail, pas l’équipe.

Rappelez-vous que ces messages de notification sont uniquement envoyés si vous avez coché Activer ce message de notification sur chaque modèle.

Apprenez-en plus sur les divers statuts des rendez-vous ici.

Une fois que vous avez rempli les modèles d’e-mail et de SMS, vous pouvez voir de quoi ils ont l’air en envoyant des messages test. Cliquez soit sur le bouton Envoyer l’e-mail test ou Envoyer le SMS test et choisissez quel type de message de notification vous souhaitez envoyer, et à qui. 

 

Mise en forme des modèles d’e-mails

Pour chacun des modèles, vous pouvez écrire une ligne de sujet et un corps de texte. Vous pouvez mettre en forme le texte en utilisant la barre d’outils de l’Éditeur de Texte.

De plus, vous pouvez insérer des bribes d’informations spécifiques sur les rendez-vous concernés dans le modèle d’e-mail en utilisant des balises de variables. Grâce à cette méthode, vous pouvez également ajouter des informations sur le service réservé, sur le membre d’équipe réservé, ainsi que des informations sur l’entreprise.

Liste complète des variables applicables aux modèles d’e-mails

{{appointment_status}}
{{appointment_date}}
{{appointment_time}}
{{appointment_date_time}}
{{appointment_notes_to_customer}}
{{appointment_reference_number}}
{{service_duration}}
{{service_name}}
{{service_description}}
{{service_price}}
{{customer_full_name}}
{{customer_first_name}}
{{customer_last_name}}
{{customer_email}}
{{customer_phone}}
{{customer_notes}}
{{employee_full_name}}
{{employee_first_name}}
{{employee_last_name}}
{{employee_email}}
{{employee_phone}}
{{business_name}}
{{business_email}}
{{business_phone}}
{{business_mobile}}
{{business_description}}
{{business_website}}
{{business_fax}}
{{business_address}}
{{business_street}}
{{business_city}}
{{business_zip}}
{{business_state}}
{{business_country}}

 

 

Exemple d’e-mail utilisant des variables

Cher {{customer_full_name}},

Merci d’avoir réservé {{service_name}} avec {{business_name}}. Nous vérifions notre disponibilité et reviendrons vers vous dans les meilleurs délais. Si, entretemps, vous avez la moindre question, n’hésitez pas à nous contacter.

E-mail : {{business_email}}

Téléphone : {{business_phone}}

Cordialement,

{{business_name}}

 

Créer un modèle pour le pied de page de l’e-mail

Vous avez la possibilité de créer un modèle de pied de page de l’e-mail qui sera ajouté en bas de tous les e-mails de notification et de rappel envoyés. Vous pouvez créer un modèle pour tous les e-mails envoyés aux clients et un pour les e-mails envoyés aux membres d’équipe réservés.

Comme pour tous les modèles d’e-mails de notification et de rappel, vous pouvez mettre en forme le texte du pied de page en utilisant l’Éditeur de Texte et en ajoutant également des variables.

 

Synchronisation du calendrier

Si les membres d’équipe veulent voir leurs rendez-vous dans une application de calendrier externe, par exemple Google Calendar, Outlook ou iOS Calendar, vous pouvez les synchroniser avec leur calendrier dans Planification. La seule exigence est que cette application de calendrier externe accepte le format iCal. Vous pouvez créer plusieurs synchronisations de calendrier, par exemple un pour chacun des membres de votre équipe.

Pour configurer une synchronisation, donnez-lui d’abord un titre significatif, afin de vous permettre de l’identifier par la suite. Choisissez quel(s) statut(s) de rendez-vous vous voulez afficher sur le calendrier externe. Enfin, choisissez quel(s) calendrier(s) de membre(s) d’équipe vous voulez synchroniser. Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin supérieur droit pour générer l’URL partageable.

Après avoir cliqué sur Enregistrer, l’URL partageable s’affiche. Copiez cette URL et collez-la dans votre application de calendrier externe.

Une fois que vous avez généré l’URL partageable dans l’Éditeur, vous pouvez la coller dans n’importe quelle application de calendrier qui accepte le format iCal. Veuillez consulter la documentation technique du fournisseur du calendrier externe pour savoir comment importer un calendrier via une URL partageable.

 

Example 1 : synchroniser votre calendrier vers Google Calendar

Si vous synchronisez votre calendrier de la Planification vers Google Calendar, connectez-vous à votre compte Google et allez sur Calendrier > Paramètres > Ajouter un calendrier > À partir d’une URL. Collez l’URL partageable depuis l’Éditeur dans le champ et cliquez sur Ajouter un calendrier. Les rendez-vous synchronisés s’affichent désormais dans votre calendrier Google.

Exemple 2 : synchroniser votre calendrier vers Outlook Calendar

Si vous synchronisez votre calendrier de la Planification vers Outlook Calendar, connectez-vous à votre compte Outlook et allez sur Calendrier > Importer un calendrier > Depuis internet. Collez l’URL partageable depuis l’Éditeur dans le champLier au calendrier, donnez-lui un nom dans Nom du calendrieret cliquez sur Importer. Les rendez-vous synchronisés s’affichent désormais dans votre calendrier Outlook.

  

Personnalisation de l'assistant

Ici, vous pouvez personnaliser les morceaux de texte qui apparaissent au visiteur durant diverses étapes du processus de réservation, vous permettant ainsi de lui fournir des informations pertinentes au moment où il en a besoin.

À chaque étape, vous pouvez personnaliser le titre, le texte d’introduction et le texte sur le bouton où cliquent les visiteurs pour arriver à l’étape suivante du processus de réservation.