Afin que vous puissiez fournir des services à vos clients, vous devez associer des membres d’équipe aux services qu’ils sont en mesure d’assurer afin que les visiteurs puissent réserver des rendez-vous avec eux.
Si plusieurs membres d’équipe sont associés à un service, les visiteurs pourront choisir avec quel membre d’équipe ils souhaitent obtenir le rendez-vous.
Cliquez sur Équipe dans le menu à gauche pour voir la liste de votre équipe actuelle et commencez en créant de nouveaux membres.
Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle équipepour ajouter un nouveau membre d’équipe à votre liste. Dans certains cas, vous pouvez gagner du temps en dupliquant un membre d’équipe existant et en réutilisant les informations et/ou les services associés relatifs. Dupliquez un membre d’équipe en cochant la case à côté de la personne et en cliquant sur le bouton Dupliquer.
Vous pouvez toujours retirer des membres d’équipe de votre liste en cochant la case à côté des personnes concernées et en cliquant sur le bouton Supprimer la sélection.
Ajouter les informations relatives au membre d’équipe
Écrivez le nom du membre d’équipe, avec son adresse e-mail et son numéro de téléphone, ainsi qu’une description. Le nom du membre d’équipe et sa description seront visibles des visiteurs durant le processus de réservation. Leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone ne s’afficheront pas pendant le processus de réservation, mais seront ajoutés aux notifications par e-mail envoyées au client avant leur rendez-vous.
Visibilité du membre d’équipe
Un membre d’équipe peut avoir trois différents types de visibilité:
- Public: le membre d’équipe peut être choisi par les visiteurs et peut également être choisi dans une vue calendrier quand vous ajoutez manuellement un rendez-vous.
- Interne: le membre d’équipe ne peut pas être sélectionné par les visiteurs, mais peut être choisi dans la vue calendrier quand vous ajoutez manuellement un rendez-vous.
- Inactive: le membre d’équipe ne peut pas être sélectionné par les visiteurs et ne peut pas être choisi dans la vue calendrier quand vous ajoutez manuellement un rendez-vous.
Créer de la reconnaissance
Pour aider à la fois les visiteurs et l’administrateur du calendrier des réservations à reconnaître le membre d’équipe, vous pouvez assigner à chacun une couleur particulière et ajouter une ou plusieurs images à leur profil.
Assignez une couleur au membre d’équipe en cliquant sur le carré de couleur et en choisissant la couleur désirée. Vous pouvez également saisir le code couleur HEX si vous en avez un. Cette couleur ne sera pas visible des visiteurs mais apparaîtra comme la couleur unique du membre d’équipe sur la vue calendrier, vous aidant à identifier rapidement quels rendez-vous appartiennent à une personne en particulier.
Ajoutez une image ou plus au profil du membre d’équipe pour aider les visiteurs à l’identifier et se souvenir de lui. Ces images sont affichées aux visiteurs durant le processus de réservation. Chargez des images depuis votre disque dur ou choisissez des images que vous avez préalablement chargées dans votre Bibliothèque de Fichiers. Si vous avez ajouté plusieurs images, la première (la plus à gauche) servira d’image principale et sera celle que les visiteurs verront dans la liste de sélection des membres d’équipe quand ils effectuent la réservation.
Recadrer les images
Il est recommandé d’utiliser des images carrées pour vos membres d’équipe car elles ont tendance à mieux s’afficher, à la fois sur le site internet et dans la Planification où elles sont automatiquement arrondies. Si vous chargez une image qui n’est pas carrée (notamment avec des proportions différentes de hauteur et de largeur), vous pouvez cliquer sur Modifier à côté de l’image pour l’ouvrir dans l’Éditeur d’Image. Ensuite, vous pouvez utiliser la fonction Transformer pour redimensionner votre image en carré.
Associer le membre d’équipe à des services
Une fois que vous avez saisi les informations basiques sur votre membre d’équipe, vous devez définir quel(s) service(s) il est en mesure d’effectuer pour que les visiteurs pussent prendre rendez-vous avec lui. Cochez le(s) service(s) auxquels vous voulez associer le membre d’équipe.
Si vous n’avez pas encore créé de services, vous pouvez toujours revenir ici plus tard ou faire l’inverse en associant des membres d’équipe à des services dans votre aperçu des services.
Définir la disponibilité du membre d’équipe
Par défaut, tous les membres d’équipe seront disponibles pour prendre des réservations durant les heures que vous avez définies comme Horaires d’ouverture. Si un membre d’équipe travaille à des heures qui sont différentes de vos horaires habituels, vous pouvez le spécifier dans l’onglet Disponibilité de l’équipe sur le profil individuel du membre d’équipe.
Par exemple, disons que vos horaires habituels d’ouverture le vendredi soient 09:00-18:00. Toutefois, l’un des membres de votre équipe part à 15:00 chaque vendredi et il est donc dans l’impossibilité de prendre des réservations après cet horaire. Dans ce cas, modifiez la disponibilité du membre d’équipe le vendredi de 09:00-15:00.
Dans Horaires de travail spéciaux, vous pouvez spécifier des horaires de travail pendant les fêtes, par exemple. Vous pouvez établir une date de début et de fin, puis cliquer sur le bouton Disponibleafin d’afficher cette période de temps comme disponible pour ce membre d’équipe dans le calendrier. Si Disponiblen’est pas coché, cette période de temps sera bloquée dans le calendrier pour ce membre d’équipe spécifique.