Le calendrier fournit un aperçu complet de vos rendez-vous et des membres d’équipe qui vont les effectuer. Ici, vous pouvez modifier le statut des rendez-vous (par exemple accepter un rendez-vous en attente, annuler un rendez-vous existant, etc.), ajouter manuellement de nouveaux rendez-vous directement dans le calendrier et bloquer des horaires.
Modifier la période et le type de vue
Par défaut, le calendrier affiche la semaine en cours. En haut à droite du calendrier, vous pouvez modifier la vue pour afficher soit le mois, la semaine, le jour ou la liste. Cliquer sur le sélectionneur de date en haut à gauche du calendrier vous permet de vous rendre directement à une date passée ou future de votre choix. Cliquez sur "AUJOURD’HUI" pour revenir à la vue par défaut (la semaine en cours).
Gérer les rendez-vous
Sur la vue calendrier, les rendez-vous auront des couleurs de fond différentes, indiquant à quels membres d’équipe ils correspondent. Dans les paramètres d’Équipe, vous pouvez attribuer à chaque membre d’équipe une couleur particulière qui s’affichera sur tous leurs rendez-vous dans le calendrier.
Si un rendez-vous a le blanc comme couleur de fond, cela veut dire qu’il est en attente d’une action de votre part.
Si le rendez-vous possède un fond coloré, cela veut dire qu’il a été approuvé.
Si un rendez-vous apparaît avec un texte grisé, c’est qu’il a été soit annulé, soit rejeté, soit reprogrammé.
Cliquez sur un rendez-vous pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pourrez modifier son statut. Ici, vous pourrez également voir le nom du client et ses coordonnées, ainsi que procéder à des modifications pour ce rendez-vous.
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Supprimer le rendez-vous: supprimez le rendez-vous de votre calendrier. Veuillez noter que cela supprime toutes les données de la réservation, ainsi que les coordonnées fournies par le client. Le client ne recevra aucun message de notification à propos de ce changement.
- Reprogrammer et modifier le rendez-vous: modifiez la date et l’heure du rendez-vous, le membre d’équipe ou le type de service fourni. Vous pouvez également modifier les informations sur le client si elles ont changé et écrire un message interne qui ne sera visible que sur la vue calendrier (le client ne le verra pas).
Statuts et notifications
Lisez cet article pour en savoir plus sur les différents statuts et messages de notification qu’ils déclenchent pour les clients.
À chaque fois que vous changez le statut d’un rendez-vous, vous avez l’option d’ajouter un message personnel au client, par exemple pour l’informer de circonstances spéciales ou juste pour ajouter une touche de personnalisation.
Le message sera ajouté en bas de l’e-mail de notification concerné qui est envoyé au client.
Si vous ne souhaitez pas inclure un message personnel, laissez juste le champ du texte vide et cliquez sur le bouton Ne pas envoyer. L’e-mail de notification sera quand même envoyé au client.
Que se passe-t-il si je désactive les e-mails de notification ?
Si vous avez désactivé un type d’e-mail de notification, les messages personnalisés ne pourront pas être envoyés pour ce type-là. Par exemple, si vous avez désactivé l’e-mail de notification pour les rendez-vous reprogrammés, il ne sera pas possible d’envoyer un message personnalisé au client quand vous passerez un rendez-vous au statut reprogrammé (puisqu’aucun e-mail n’est envoyé).
Veuillez noter que le membre d’équipe réservé pour le rendez-vous ne recevra pas le message personnalisé pour le client dans ses notifications par e-mail, seul le client le verra.
Ajouter un nouveau rendez-vous
Vous pouvez ajouter un nouveau rendez-vous directement sur le calendrier dans le cas où le client n’est pas passé directement par le processus de réservation, par exemple s’il vous a appelé et que vous avez pris rendez-vous par téléphone.
Pour ajouter un nouveau rendez-vous manuellement, cliquez soit sur une plage horaire vide dans le tableau du calendrier, soit sur le bouton Ajouterau-dessus du calendrier, puis sélectionnez Rendez-vous dans la fenêtre.
Saisissez les informations sur le rendez-vous et sur le client, puis finissez en cliquant surEnregistrer. Le rendez-vous s’affiche à présent sur votre calendrier.
Bloquer des horaires
Si un membre d’équipe est temporairement indisponible et ne peut pas accepter de réservations, notamment s’il est en formation ou en vacances, vous pouvez bloquer des horaires sur son calendrier. Durant cette période, les clients ne pourront pas le choisir comme fournisseur du moindre service.
Pour bloquer des horaires pour un membre d’équipe, cliquez sur le bouton Ajouter au-dessus du calendrier et sélectionnez Bloquer des horaires dans la fenêtre.
Choisissez pour quel membre d’équipe bloquer des horaires, puis ajoutez un titre et une description de son indisponibilité (à usage interne uniquement – vos visiteurs ne verront ces textes nulle part durant le processus de réservation).