Les rendez-vous peuvent avoir 6 statuts différents:
- En attente
- Approuvés
- Annulés
- Rejetés
- Reprogrammés
- Effectués
Ci-dessous, vous pouvez avoir un aperçu de ce qui se passe pour chaque statut et savoir quels messages de notification sont déclenchés quand un rendez-vous change de statut.
Personnaliser vos modèles de notifications
Dans Paramètres > Notifications et rappels, vous pouvez personnaliser le texte qui va dans vos modèles e-mail et SMS envoyés à la fois aux clients et aux membres d’équipe. Apprenez-en plus ici.
En attente
Quand un client fait une réservation sur votre site internet et que vous n’avez pas activé l’approbation automatique des rendez-vous, elle apparaît sur votre vue calendrier avec le statut En attente.
Quels messages de notification sont déclenchés ?
- Le client reçoit une notification par e-mail. Le texte de l’e-mail peut être personnalisé si vous le souhaitez. Dans l’e-mail, le client a le choix de cliquer sur deux boutons : Annuler la réservation (s’il clique, le rendez-vous passe directement au statut Annulé) et Créer une nouvelle réservation (s’il clique, votre site internet s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur).
- Le membre d’équipe réservé pour le rendez-vous reçoit également une notification par e-mail. Le texte de l’email peut être personnalisé si vous le souhaitez. Dans l’e-mail, le membre d’équipe a le choix de cliquer sur deux boutons : Approuver la réservation (s’il clique, le rendez-vous passe directement au statut Approuvé) et Rejeter la réservation (s’il clique, le rendez-vous passe directement au statut Rejeté).
Approuvé
Sur la vue calendrier, vous pouvez passer un rendez-vous En attente à Approuvé. Si vous avez activé l’approbation automatique des rendez-vous, le rendez-vous entrera directement dans votre calendrier au statut Approuvé.
Quels messages de notification sont déclenchés?
- Le client reçoit une notification par e-mail. Le texte de l’e-mail peut être personnalisé si vous le souhaitez. Dans l’e-mail, le client a la possibilité de cliquer sur deux boutons : Annuler la réservation (s’il clique, le rendez-vous passe directement au statut Annulé) et Créer une nouvelle réservation (s’il clique, votre site internet s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur).
- Le membre d’équipe réservé pour le rendez-vous reçoit également une notification par e-mail. Le texte de l’email peut être personnalisé si vous le souhaitez. Dans l’e-mail, le membre d’équipe a la possibilité de cliquer sur un bouton : Rejeter la réservation (s’il clique, le rendez-vous passe directement au statut Rejeté).
- Une fois le rendez-vous approuvé, vous pouvez paramétrer un date et heure pour l’envoi d’un e-mail de rappel et d’un message texte (SMS) au client et au membre d’équipe réservé avant le rendez-vous. Ces messages peuvent également être personnalisés. Dans l’e-mail de rappel, le client a la possibilité de cliquer sur deux boutons : Annuler la réservation (s’il clique, le rendez-vous passe directement au statut Annulé) et Créer une nouvelle réservation (s’il clique, votre site internet s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur). Dans l’e-mail de rappel au membre d’équipe, ce dernier a la possibilité de cliquer sur un bouton: Rejeter le rendez-vous (s’il clique, le rendez-vous passe directement au statut Rejeté).
Téléchargez un tableau du processus pour les rendez-vous Approuvéset leurs messages de notification ici.
Annulé
Si vous, un membre d’équipe ou un client décide d’annuler un rendez-vous, vous pouvez passer le rendez-vous d’Approuvé à Annulé sur votre vue calendrier.
Quels messages de notification sont déclenchés?
- Le client reçoit une notification par e-mail. Le texte de l’e-mail peut être personnalisé si vous le souhaitez. Dans l’e-mail, le client a la possibilité de cliquer sur un bouton : Créer une nouvelle réservation (s’il clique, votre site internet s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur).
- Le membre d’équipe réservé pour le rendez-vous reçoit également une notification par e-mail. Le texte de l’email peut être personnalisé si vous le souhaitez.
Téléchargez un tableau du processus pour les rendez-vous Annuléset leurs messages de notification ici.
Rejeté
Si vous ou un membre d’équipe décidez de rejeter un rendez-vous qui est En attente ou Approuvé, vous pouvez passer le rendez-vous au statut Rejeté sur la vue calendrier.
Quels messages de notification sont déclenchés?
- Le client reçoit une notification par e-mail. Le texte de l’e-mail peut être personnalisé si vous le souhaitez. Dans l’e-mail, le client a la possibilité de cliquer sur un bouton : Créer une nouvelle réservation (s’il clique, votre site internet s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur).
- Le membre d’équipe réservé pour le rendez-vous reçoit également une notification par e-mail. Le texte de l’email peut être personnalisé si vous le souhaitez.
Téléchargez un tableau du processus complet des rendez-vous et des messages de notification ici.
Reprogrammé
Si vous, un membre d’équipe ou le client décide de reprogrammer un rendez-vous qui est En attente ou Approuvé, vous pouvez passer le rendez-vous à Reprogrammé sur votre vue calendrier.
Quels messages de notification sont déclenchés?
- Le client reçoit une notification par e-mail. Le texte de l’e-mail peut être personnalisé si vous le souhaitez.
- Le membre d’équipe réservé pour le rendez-vous reçoit également une notification par e-mail. Le texte de l’email peut être personnalisé si vous le souhaitez.
Téléchargez un tableau du processus des rendez-vous Reprogramméset des messages de notification ici.
Effectué
Une fois que le rendez-vous a eu lieu, il passe automatiquement au statut Effectuésur votre vue calendrier. Cochez Client absent sur l’aperçu du rendez-vous si le client n’est pas venu au rendez-vous.
Quels messages de notification sont déclenchés?
- Vous pouvez paramétrer un date et heure pour l’envoi d’un e-mail de suivi après le rendez-vous. Le texte de l’email peut être personnalisé si vous le souhaitez. Dans l’e-mail, le client a la possibilité de cliquer sur un bouton: Créer une nouvelle réservation(s’il clique, votre site internet s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur).
- Si le client n’est pas venu au rendez-vous, vous pouvez le marquer comme "absent" et lui envoyer un e-mail de rendez-vous manqué. Le texte de l’email peut être personnalisé si vous le souhaitez. Dans l’e-mail, le client a la possibilité de cliquer sur un bouton: Créer une nouvelle réservation(s’il clique, votre site internet s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur).
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Le membre d’équipe réservé pour le rendez-vous ne recevra pas de notification par e-mail quand le rendez-vous sera marqué comme Effectué ou Absent.
Téléchargez un tableau du processus complet des rendez-vous et des messages de notification ici.